Zarządzenie Nr 1/2015
Burmistrza Miasta i Gminy Osieczna z dnia 5 stycznia 2015 roku

w sprawie: instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją przez Gminę Osieczna projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.


Na podstawie art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, rozporządzenia (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, art. 30 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 poz. 594 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 roku Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje:


§ 1. Wprowadza się w Urzędzie Miasta i Gminy w Osiecznej oraz jednostkach podległych Gminie Osieczna instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom zaangażowanym w realizację projektów oraz archiwiście zakładowemu.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również projektów zrealizowanych i będących w trakcie realizacji.


                                                                                             Burmistrz
                                                                               Miasta i Gminy Osieczna

                                                                                     Stanisław Glapiak




Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 1/2015
Burmistrza Miasta i Gminy Osieczna
z dnia 5 stycznia 2015 roku

Instrukcja przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej


§ 1. Dokumentacja związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana na stanowiskach pracowników merytorycznych Urzędu Miasta i Gminy w Osiecznej oraz w jednostkach podległych Gminy Osieczna zaangażowanych w realizację projektu do czasu jego zakończenia, a następnie przekazywana jest do archiwum zakładowego.

§ 2. Za termin zakończenia projektu uznaje się termin określony w umowie dofinansowania.

§ 3. Terminy przechowywania dokumentacji po zakończeniu projektów w archiwum zakładowym:
1) zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie lub szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych. Termin ten może zostać wydłużony na pisemny wniosek Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej Programem z którego pozyskano dofinansowanie.
2) jeśli umowa o dofinansowanie nie określa okresu archiwizacji lub termin przechowywania dokumentów wynikający z instrukcji kancelaryjnej jest dłuższy niż termin określony w umowie dofinansowania lub właściwych dokumentach programowych, dokumentację należy przechowywać zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

§ 4. Za przechowywanie i przekazanie do archiwum dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej odpowiadają pracownicy merytoryczni zaangażowani w realizację projektu.

§ 5. Od momentu przekazania dokumentów do archiwum zakładowego za przechowywaną dokumentację odpowiada archiwista zakładowy.

§ 6. Wszystkie dokumenty dotyczące dofinansowanego projektu umieszcza się w oddzielnych segregatorach oznakowanych zgodnie w wytycznymi określonymi w umowie dofinansowania lub szczegółowych wytycznych Programu z którego pozyskano dofinansowanie.
W zakresie terminu przechowywania segregatory należy opisać:
1) zgodnie z umową o dofinansowanie projektu lub dokumentami programowymi,
2) zgodnie z instrukcją kancelaryjną jeśli umowa o dofinansowanie lub dokumenty programowe nie określają okresu archiwizacji lub termin przechowywania dokumentów wynikający z instrukcji kancelaryjnej jest dłuższy niż termin określony w umowie.

§ 7. Dokumenty, które według instrukcji kancelaryjnej oznacza się kategorią A należy umieścić w odrębnych segregatorach.

§ 8. Archiwizacji podlegają przede wszystkim:
a) oryginał wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem),
b) oryginał umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych do niej aneksów,
c) oryginały korespondencji dotyczącej projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do umowy oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp.,
d) oryginały sprawozdań z realizacji projektu (wniosków o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą),
e) oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami, w tym oryginały dokumentów potwierdzających poniesione koszty (faktury, rachunki, listy płac, wyciągi z rachunku bankowego itp.),
f) wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji projektu, z ewidencji środków trwałych oraz z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych (jeśli w ramach projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych),
g) wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia,
h) oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej: protokoły odbioru, protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze itp.,
i) oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia: gwarancje, instrukcje obsługi, nośniki elektroniczne (dot. np. oprogramowania), protokoły odbioru,
j) oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych: analizy, certyfikaty, dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty z badań itp.,
k) oryginały dokumentów dotyczących zorganizowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym: np. zaproszenia potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, konferencyjne, promocyjne, zdjęcia, nagrania itp.,
l) oryginały umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia), a także aktów notarialnych związanych z realizowanym projektem,
m) akta osobowe pracowników finansowanych w ramach projektu (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),
n) karty czasu pracy – jeżeli były stosowane,
o) oryginały dokumentów dotyczących udzielonych zamówień publicznych: ogłoszenia o zamówieniu i o udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników/biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, dokumentacja dotycząca protestów itp.,
p) dokumenty o charakterze organizacyjnym np. polityka rachunkowości, zakładowy plan kont, instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów, instrukcje kasowe, regulaminy wynagradzania pracowników (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń), instrukcje kancelaryjne, zarządzenia w sprawie archiwizacji,
q) oryginały materiałów promocyjnych,
r) oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne itp.) wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości


                                                                                         Burmistrz
                                                                             Miasta i Gminy Osieczna

                                                                                   Stanisław Glapiak