ZARZĄDZENIE NR 9/2004
Burmistrza Miasta i Gminy Osieczna
z dnia 1 marca 2004 roku

w sprawie : zasad przeprowadzania kontroli wydatków w nadzorowanych jednostkach


Na podstawie art. 28b ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.) zarządzam, co następuje:


§ 1.
Przyjmuje się zasady przeprowadzania kontroli wydatków w nadzorowanych jednostkach zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzenia.

§ 2.
Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi MiG Osieczna.

§ 3.
Zarządzenie wchodzi z dniem podpisania





      Burmistrz Miasta i Gminy
                   Osieczna

/S t a n i s ł a w  K a c z m a r e k/




Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 9
Burmistrza MiG Osieczna
z dnia 1 marca 2004 r.


ZASADY PRZEPROWADZANIA KONTROLI
W JEDNOSTKACH


§ 1.

1. W jednostkach prowadzi się następujące kontrole:

1. wewnętrzną,
2. zewnętrzną.

2. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za organizację i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz za nadzór w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości.
3. W celu wykonywania nadzoru, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki ustala:

1. procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, w tym zgodności z planem finansowym,
2. zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki,
3. sposób wykorzystania wyników kontroli i oceny, o których mowa w pkt. a i b.

§ 2.

1. Kontrolę zewnętrzną w jednostkach prowadzą:

1. Komisja Rewizyjna Rady Miasta i gminy we wszystkich sprawach zleconych przez Radę oraz na podstawie planu pracy,
2. Organy uprawnione do prowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów,
3. Upoważnieni przez Burmistrza pracownicy Urzędu Miasta i gminy.

§ 3.
Podległe jednostki winny być objęte kontrolą co najmniej raz na rok.

§ 4.

1. Celem kontroli jest:

1. badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa
2. ujawnienie złej organizacji pracy, niegospodarności, nierzetelności oraz braku celowości działania,
3. badanie prawidłowości, skuteczności i trafności podjętych rozwiązań i działań oraz sposobów ich realizacji, należących do zadań własnych i zleconych gminie,
4. zbieranie i przedstawianie Zarządowi i Radzie Miasta i gminy bieżącej, obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności jednostek podległych oraz usprawnienia funkcji nadzoru, kontroli, koordynacji,
5. ustalenie, a także wykazywanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, jak również wskazanie sposobów umożliwiających usunięcie stwierdzonych negatywnych zjawisk.

§ 5.

1. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie (stałe lub jednorazowe) wydane przez Burmistrza.
2. Upoważnienia do kontroli są drukami ścisłego zarachowania i podlegają rejestrowaniu
   w miejscu wydania tj.w sekretariacie Urzędu Miasta i Gminy Osieczna.

§ 6.
Jeżeli kontrola jest przeprowadzona w zespole wieloosobowym, zarządzający kontrolę wyznacza (na piśmie) kierownika zespołu, który dokonuje podziału czynności kontrolujących.

§ 7.

1. Kontrole kompleksowe i problemowe przeprowadzane są na podstawie planu kontroli sporządzanego do 31 stycznia każdego roku.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do udzielania wyczerpujących informacji w zakresie objętym kontrolą oraz mogą ustosunkować się na piśmie co do wyników kontroli.
3. Pracownicy wyznaczeni do przeprowadzenia kontroli obowiązani są każdorazowo przygotować się do czynności kontrolnych, w szczególności przez:

1. zapoznanie się z odpowiednimi przepisami prawa normującymi postępowanie w sprawach objętych tematyką kontroli,
2. przeanalizowanie materiałów dotyczących działalności jednostki zaklasyfikowanej do kontroli, np. ustaleń poprzednich kontroli i wystąpień pokontrolnych oraz innych informacji, sprawozdań itp.,
3. opracowanie programu kontroli.

§ 8.

1. Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej w godzinach pracy w niej obowiązujących.
2. Kontrolujący jest uprawniony do wstępu oraz poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej.
3. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o ochronie informacji niejawnej i ochronie danych osobowych.
4. Kierownik kontrolowanej jednostki zapewnia kontrolującym warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty dotyczące kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników, w miarę możliwości udostępnia oddzielne pomieszczenie.

§ 9.

1. Kontrolujący przystępuje do wykonywania czynności kontrolnych po okazaniu kierownikowi jednostki legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, określającego podmiot, przedmiot i zakres kontroli.
2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podpisuje Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, dotyczących konieczności sprawdzenia wyłącznie spraw finansowo - księgowych polecenie przeprowadzenia kontroli i upoważnienie do jej prowadzenia podpisuje Skarbnik.
3. Kontrolujący dokonuje adnotacje o przeprowadzonej kontroli w ewidencji kontroli, jeśli taka jest w jednostce prowadzona.

§ 10.
Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków oraz określenie osób za nie odpowiedzialnych.

§ 11.

1. Kontrolujący dokonuje ustaleń na podstawie dowodów.
2. Do dowodów zalicza się w szczególności dokumenty, dowody rzeczowe, dane ewidencji
   i sprawozdawczości, oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych, szkice, zdjęcia fotograficzne jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.
3. Przy oględzinach magazynu, kontroli kasy i podobnych czynnościach niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej, a w razie jej nieobecności - komisji powołanej przez kierownika kontrolowanej jednostki.
4. Z przebiegu czynności o których mowa w ust. 3 sporządza się odrębny protokół, który podpisują kontrolujący oraz osoby wymienione w ust. 3.

§ 12.
Kontrolujący może sporządzać lub zlecać jednostce kontrolowanej sporządzenie niezbędnych dla kontroli kserokopii z potwierdzeniem odpisu oraz wyciągów z dokumentów wraz z potwierdzeniem zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

§13.

1. Pracownicy kontrolowanej jednostki są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu i zakresu kontroli.
2. Każdy pracownik kontrolowanej jednostki może w związku z kontrolą złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem i zakresem kontroli.

§14.

1. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenia popełnienia przestępstwa, kontrolujący zobowiązany jest do zabezpieczenia dowodów niezbędnych do prowadzenia dalszego postępowania poprzez przechowanie ich w oddzielnych opieczętowanych pomieszczeniach lub schowku, albo opieczętowanie i oddanie ich na przechowanie kierownikowi kontrolowanej jednostki za pokwitowaniem, bądź protokolarne przejęcie dokumentów przez kontrolującego.
2. Zabezpieczone dowody są przekazywane Burmistrzowi, który podejmuje decyzję o ewentualnym zawiadomieniu organów ścigania.

§15.

1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
2. Protokół z kontroli zawiera :

1. zastrzeżenie, że służy tylko do użytku służbowego,
2. nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres,
3. imiona i nazwiska kontrolujących oraz numer i datę wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
4. datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w kontrolowanej jednostce, wraz z przerwami, jeśli takie wystąpiły,
5. określenie przedmiotu i zakresu kontroli,
6. imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki, głównego księgowego, oraz osób udzielających informacji,
7. opis stanu faktycznego, wraz ze wskazaniami stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości z podaniem faktu naruszenia określonych przepisów, a także ocenę stopnia zawinienia pracownika ze wskazaniem, na czym polegało przekroczenie uprawnień lub też już zaistniałych konsekwencji (skutków) takiego naruszenia,
8. wnioski z kontroli w zakresie:

• usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,
• podjęcia działań zapobiegawczych powstawaniu tych nieprawidłowości
  w przyszłości
• ewentualnego pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych naruszenia obowiązujących przepisów lub popełnienia innych nieprawidłowości,

9. informację o sporządzaniu załączników, stanowiących część składową protokołu oraz ich wyszczególnienie, wzmiankę o sporządzonych protokołach dodatkowych, odpisach i wyciągach, zabezpieczonych dowodach itp.
10. wzmiankę o poinformowaniu kierownika kontrolowanej jednostki o przysługującym mu prawie złożenia wyjaśnień co do ustaleń kontroli zawartych w protokole
11. daty i miejsce podpisania protokołu,
12. podpis na końcu protokołu - kontrolującego, kierownika jednostki i osób upoważnionych.

§ 16.

1. Jeżeli kierownik lub główny księgowy kontrolowanej jednostki odmawia podpisania protokółu kontroli jest zobowiązany złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
2. Protokół kontroli, podpisania którego odmówili: kierownik lub główny księgowy kontrolowanej jednostki, podpisuje kontrolujący czyniąc w protokóle wzmiankę o odmowie podpisania protokółu, oraz dołączając złożone przez kierownika lub głównego księgowego pisemne wyjaśnienia przyczyn odmowy.
3. Odmowa podpisania protokółu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

§ 17.
Kierownik kontrolowanej jednostki może w terminie 5 dni od daty podpisania protokółu złożyć zarządzającemu kontrolę udokumentowane pisemne wyjaśnienia co do zawartych w protokóle ustaleń.

§ 18.

1. W terminie 10 dni od daty podpisania protokółu kontroli - kontrolujący zobowiązany jest do przekazania go wraz ze wszystkimi załącznikami zarządzającemu kontrolę.
2. W przypadku zaistnienia istotnych nieprawidłowości w kontrolowanej jednostce wraz
   z protokółem kontroli kontrolujący przekazuje zarządzającemu kontrolę wystąpienie pokontrolne.
3. W wypadkach uzasadnionych wynikami kontroli wystąpienia pokontrolne powinny również wnioski o pociągnięcie do określonej prawem odpowiedzialności.

§ 19.

1. Kierownik kontrolowanej jednostki w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego zawiadamia jednostkę zarządzającą kontrolę o jej wykonaniu lub o przyczynach ich nie wykonania.
2. Rzetelność wykonania zaleceń pokontrolnych winna być poddana kontroli sprawdzającej lub też sprawdzana przy następnej kontroli w następnej jednostce.

§ 20.

1. Uproszczone postępowanie kontrolne może być stosowane w razie potrzeby:

1. przeprowadzenia doraźnych kontroli w celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla organów Miasta i gminy
2. zbadania określonych spraw wynikających ze skarg i wniosków oraz listów mieszkańców,
3. przeprowadzenia badań dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli,
4. przeprowadzenia kontroli sprawdzającej, zwłaszcza w zakresie rzetelności na odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne.

2. Do przeprowadzenia uproszczonego postępowania kontrolnego uprawnia imienne upoważnienie (stałe lub jednorazowe) wystawiane przez zarządzającego kontrolę. Kontrolujący okazuje również legitymację służbową.
3. W upoważnieniu określonym w ust. 2 należy podać przedmiot i zakres kontroli.
4. Z uproszczonego postępowania kontrolnego kontrolujący sporządza notatkę służbową.
5. Notatkę podpisuje kontrolujące i przekazuje ją zarządzającemu kontrolę wraz z dowodami związanymi z treścią informacji w niej zawartą.
6. Jeżeli wyniki uproszczonego postępowania kontrolnego wskazują na potrzebę pociągnięcia określonych osób do odpowiedzialności służbowej, materialnej lub karnej należy zastosować pełny tryb postępowania kontrolnego i sporządzić protokół.

§ 21.
Kontrolującymi mogą być osoby, które ze względu na posiadane kwalifikacje i praktykę zawodową dają rękojmię należytego wykonywania obowiązków służbowych.

§ 22.
Ustalenia poczynione w czasie kontroli, a wychodzące poza jej zakres lub spostrzeżenia
i informacje, które ze względu na interes miasta i gminy nie powinny być znane kontrolowanemu i z tego też powodu nie mogą się znaleźć w protokole, należy ująć w notatce służbowej opatrzonej klauzulą: „Wyłącznie do użytku służbowego” i przekazać zarządzającemu kontrolę.

       Burmistrz Miasta i Gminy
                   Osieczna

/S t a n i s ł a w  K a c z m a r e k/

Typ dokumentu: Zarządzenia
Kadencja: Kadencja IV (2002 - 2006)
Autor informacji: Zenon Fabiańczyk
Informację wprowadził: Tomasz Biernaczyk
Opublikowany dnia: 2004-03-01
Wprowadzony do BIP dnia: 2007-08-01 (przeniesienie danych z poprzedniej wersji BIP)
Zmian: 0